Abbiamo finora visto le quattro fasi fondamentali del pensiero snello: Valore e Spreco, Mappatura del Flusso di Valore, Flusso Continuo e Sistema a Trazione.

L’ultima fase è la Ricerca della Perfezione…

Come viene rappresentata la perfezione? La perfezione nel lean thinking viene rappresentata dalla applicazione continua nel tempo del ciclo PDCA (plan do check act) atto ad applicare le quattro fasi fondamentali di sopra…

Sicuramente conoscerete il ciclo PDCA (ciclo di Deming, la ruota della qualità), ma vorrei comunque ripeterlo in queste righe. Vediamo cosa dice la Wikipedia:

Il ciclo di Deming o Deming Cycle (ciclo di PDCA) è un modello studiato per il miglioramento continuo della qualità in un’ottica a lungo raggio. Serve per promuovere una cultura della qualità che è tesa al miglioramento continuo dei processi e all’utilizzo ottimale delle risorse. Questo strumento parte dall’assunto che per il raggiungimento del massimo della qualità è necessaria la costante interazione tra ricerca, progettazione, test, produzione e vendita. Per migliorare la qualità e soddisfare il cliente, le quattro fasi devono ruotare costantemente, tenendo come criterio principale la qualità.

Il ciclo PDCA

La sequenza logica dei quattro punti ripetuti per un miglioramento continuo è la seguente:

• P - Plan. Programmazione.
• D - Do. Esecuzione del programma, dapprima in contesti circoscritti.
• C - Check. Test e controllo, studio e raccolta dei risultati e dei feedback.
• A - Act. Azione per rendere definitivo e/o migliorare il processo.

In pratica, quando si ha un problema o si vuole realizzare qualche miglioramento (ad esempio la realizzazione del flusso continuo…), si agisce in otto fasi distinte:

1. Chiarire qual è il problema
2. Studiare a fondo le cause possibili
3. Porre un obiettivo che si vuole raggiungere
4. Analizzare la causa all’origine del problema
5. Trovare le contromisure
6. Realizzare le contromisure
7. Valutare i risultati ottenuti e il processo risultante
8. Standardizzare il processo migliorato

Poi c’è anche la nona fase: Ripartire da capo (perché siamo nel miglioramento continuo e non si arriva mai alla fine… è un ciclo continuo alla ricerca della perfezione).

I primi 5 punti rappresentano la fase di pianificazione (P) del ciclo PDCA, punto 6 è la realizzazione (D), punto 7 è il controllo (C), punto 8 è l’azione (A) ossia la standardizzazione del risultato.

Da questa breve analisi si vede che la cosa più importante è la pianificazione, in cui il problema viene studiato a fondo per trovare tutte le possibili cause per risolverlo. Ma è anche quella che più spesso viene saltata nelle aziende… perché spesso ci si trova davanti a qualche problema e si fa la prima cosa che viene in mente per rimettere le cose a posto. Ma una soluzione così ha solo una piccolissima possibilità di essere LA SOLUZIONE definitiva al problema, e in effetti succede quasi sempre che lo stesso problema si ripresenti…

Un vero studio delle cause invece porta a definire la vera causa del problema e di definire una soluzione (meglio dire contromisura in quanto TUTTO va migliorato, anche le soluzioni passate, in funzione del miglioramento della competenza e conoscenza del processo e prodotto…) che poi non si ripresenterà mai più in futuro.

Solo quando avete trovato questa contromisura definitiva al problema, il vostro processo MIGLIORA, e non prima…

Il mio consiglio: non fermarsi mai alla prima soluzione che viene in mente, fate una attenta analisi, un pò di brainstorming con i vostri colleghi e partecipanti nel processo, esaminate anche i loro suggerimenti, chiedetevi “Perché?” per cinque volte di fila per scavare sempre più in profondità le cause del problema fino a trovare quella immediatamente agibile e che vi riporta con sequenza logica (cinque volte: e quindi…) al problema dichiarato…

Compito: avete qualche problema che non riuscite a risolvere e che vi occupa la mente in questo momento? Provate a farvi la domanda “Perché?”. Poi una volta data la risposta chiedete di nuovo “Perché?” per la risposta e così avanti. Arriverete alla fine alla causa all’origine del problema e vi sembrerà alla fine “una inezia”.

Facciamo un esempio dell’economia domestica: Problema: Il mio tiramisù è venuto male.

1. Perché è venuto male? Perché la crema è risultata troppo liquida.
2. Perché è diventata liquida? Perché l’impasto non era fatto bene.
3. Perché l’impasto non era fatto bene? Perché l’albume non era montato a neve completamente.
4. Perché non era montato a neve completamente? Perché non sapevo come avrebbe dovuto essere la consistenza.
5. Perché non sapevo come doveva essere la consistenza? Perché non ho una procedura standard (ricetta) che mi definisce come dovrebbe essere.

Si può andare anche avanti (ma si può trovare la causa all’origine anche alla seconda o terza domanda…), non è detto che proprio al quinto “Perché?” trovate la causa definitiva. E’ una regola approssimativa, ma spiega che bisogna scavare a fondo prima di buttarsi su una soluzione… In questo caso possiamo però anche fermarci: la contromisura potrebbe essere costruire una procedura standard per preparare il tiramisù. In questo modo si risale verso l’alto e abbiamo la diretta casualità per il nostro problema: costruisco la ricetta, e quindi so che consistenza deve avere l’impasto, e quindi so come deve essere montato a neve l’albume, e quindi l’impasto viene bene, e quindi la pasta non viene liquida, e quindi il mio tiramisù risulta buono…

Infatti, ho costruito il lavoro standard per la ricetta del tiramisù e da allora non ne ho sbagliato neanche uno… Buon appetito…